疫情下爆发的在线办公,风口过后,还能成大势吗?
2020-03-01 09:18:09

来源:文化产业评论作者团 文化产业评论

疫情阻碍了人们复工的脚步,但工作却不能停,各大企业纷纷开启居家远程办公模式,在线办公软件成为保障各企业运转的刚需。然而,在线办公虽然有着众多的优点,却仍免不了受到众多人的吐槽,疫情这一“黑天鹅”,究竟能否使得远程在线办公业务成为常态,得到真正的普及呢?本期文化产业评论(ID:whcypl)为您探讨。

作者|夏盼

编辑|蒋玉荣

来源|文化产业评论

正文共计4849字|预计阅读时间13分钟

疫情爆发至今,在线办公市场一直都在稳步增加,近一个月的时间里,全国超过1000万家企业召开了视频会议,2亿多上班族远程开工。自此开始,各大远程办公概念股也顺势大涨,2月24日万兴科技、华平股份、会畅通讯等云办公板块纷纷涨停,形势一片大好。

在线办公如火如荼的同时,也可以看到一部分企业对这一工作模式并不认可,根据朝阳区政府的统计,截止到2月24日,朝阳区1122个CBD办公楼的复工率为66%,这些办公楼内的企业大多属于互联网公司,完全有在线办公的基础,却都急急忙忙的复工了。

其实,在线办公的优点不少,比如能为企业节约雇佣成本,给员工提供一个轻松的工作环境,提高工作效率等。日本、巴西、美国等地都有不少企业会提供“在家工作日”。波士顿咨询公司Strategy Analytics称,全球在线办公市场与日俱增,预计到2022年时全球在线办公员工将占总员工40%以上。

既然远程办公有着说不完的好处,也是一个大趋势,那为什么国内企业并不是很愿意远程办公呢?

企业:在线办公软件尚不完善

虽然当前我国的互联网基建已经相对完善,而且5G网络也势在必行,但是在线办公需要的不仅仅是网络,更需要一套功能完善且个性化的在线办公软件,而国内的多款在线办公软件暂时并不具备这样的优势。

从功能来分,国内在线办公软件大致可以分为四类:

1、协作软件

代表:腾讯文档、石墨文档、印象笔记……

功能:协作文档,以多人同步编辑为卖点,适合出版、营销等行业使用。

2、音视频软件

代表:云之家、天翼云会议、好视通……

功能:专门解决线上会议延迟大的问题,提供高质量的即时通讯环境。

3、业务流程管理平台(BPM)

代表:FlowPortal、K2、氚云……

功能:帮助企业实现员工考勤、项目审批、合同管理、订单查询等功能,不过多半被用来优化沟通渠道,比如员工回家后提交材料,或者是出差时报备行程,很少被专门用来在线办公。

4、企业网盘

代表:坚果云、联想企业网盘、亿方云……

功能:存储企业文件,实现全员全网共享。

这四种软件的设计目的并不是在线办公,而是同步办公,其中很多产品的宣传文案里都写着“高效办公”,而不是“远程办公”,所以它们的使用场景仍然以公司现场居多。比如视频会议软件,大多被用在异地办公室之间的会议,而不是连接办公室与家的会议。

其次,它们都只实现了在线办公中的一个子功能,而不是所有功能。

这也是为什么疫情期间下载数量增长最快的是钉钉和企业微信,2月5日钉钉APP在苹果商店的排名甚至一度超过微信,因为它们所提供的功能包含了以上四种,属于大而全的综合性软件,是目前在线办公里的最优选。

不过,这两款产品的立意之初,仍然是为通勤上班提供辅助功能,从钉钉的版本更新记录可以看到,2016年10月21日的第一版完全是根据正常上班场景设计的功能,钉钉最初的卖点也是考勤功能,员工打卡的确网络化了,但人还是要去办公室的。钉钉目前的版本内容与旧版本相比变化并不大,仍然是线下办公的辅助工具,并不是专门为线上办公而设,距离一个完善的线上办公环境还差点火候。

总体来说,尽管这些在线办公软件可以勉强解决疫情期间的办公需求,但是它们暂时还只是起着辅助作用,不足以支撑起深度的在线办公场景,企业需要有更定制化的在线办公系统才能真正打好在线办公的基础。

员工体验差

尚未形成在线办公习惯

不仅仅是企业主们不喜欢远程办公,就连当前在家办公的上班族们也对这种模式感到不满。

最显著的问题就是模糊不清的上班时间。当员工在公司上班时,哪怕时有加班,但至少下班之后就是属于自己的时间,而在家办公时,无论起床还是睡觉都无时无刻得注意工作消息,大大模糊了生活和工作的界限,容易造成无限期加班的情况。

之所以会产生这样的情绪,其实也是因为大众对在家办公存在误解,不少人认为在家办公就等同于自由职业者,幻想着可以随意安排时间,脱离公司的束缚。事实上,在家办公和真正的自由职业者有着本质的区别。

自由职业者最初出现在英美等发达国家,上图是维基百科对freelancer(自由职业者)的定义,其中最关键的描述就是“self-employed(自己雇佣自己)”,也就是说,自由职业者拥有时间上的个人自由,什么时候干活、什么时候休息都是自己说了算,也可以叫个体户。

而在家办公者则仍然属于公司的管辖之下,是公司雇佣自己,所以根本没有时间自由,员工的时间仍然是受到公司全权控制的,在不在家办公都无法改变这一点。

另外,在家办公也缺少办公室的工作氛围,还可能受到家人活动的干扰,对工作效率是一个比较大的影响。全球最大的共享办公室供应商Regus(雷格斯)曾做过一项调查,受访者表示在家办公容易受到家人干扰,如果完全一个人又会感到孤独,影响工作体验。总而言之,当缺少面对面的交流氛围时,一部分员工的工作状态的确会受到负面影响。

不过,除了气氛因素之外,国内市场对在线办公的接受度也是个问题,根据智研咨询《2019-2025年中国人力资源服务外包市场竞争态势及未来发展趋势报告》显示,目前我国灵活用工(兼职雇佣、在家办公)还处于发展初期,渗透率尚不到1%,低于日本和欧盟的3%左右,更远远低于美国的10%。

这说明我国市场尚未形成在家办公的习惯,目前只是因为疫情原因,不得已才在家办公,和员工原有的工作模式冲突较大,一时之间难以适应也是在所难免的了。至于疫情压力能不能培养出在线办公的习惯,从目前互联网公司的复工率可以看出,离发达国家还有一段距离。

欧美

在线办公节省成本 企业员工双双受益

在2019年一份关于在线办公企业的榜单中,美国数百家企业上榜,其中包括亚马逊、戴尔、安泰保险等知名企业,这些公司虽然市值较高,但所提供的在线职位却并不高端。以亚马逊为例,其提供的职位就包括在线销售、客户管理、项目经理、采购以及IT工程师等等,都是非常普通的岗位,对员工的要求不高,招聘难度也低。

由于房价高涨的原因,不少企业都将总部搬离了硅谷和旧金山,选择在偏僻地带办公,同时一些企业也在积极尝试远程办公模式。比如网贷公司LendingClub在2019年就大幅削减了旧金山的员工数量,并尝试启用犹他州的远程办公人员。

开源软件开发商GitLab做得更极端,他们把整家公司都远程化了,其CEO曾对媒体表示,这家公司在全球65个国家雇佣了1000多名远程办公人员。由于没有租赁办公场地,每年节省了10%的开销,除此之外,由于没有在人才价格昂贵的中心区招聘,所以人力成本也大大降低,又节约了40%的运营成本。

哈佛商学院曾在一篇论文中指出,在家工作可以提高员工产出效率。国内的携程网就曾经在2014年做过一项实验,当时他们给上海总部呼叫中心的票务、酒店部门员工安排了9个月的在家办公时间,以此应对上海市中心不断上涨的场地租金,结果显示,员工的产出不降反升,而且离职率也大大降低,只有正常办公状态下的一半。

足以见得,在家工作确实是一项不错的选择,对于客服、销售等个人就能完成工作的岗位,在家办公更有利于员工的产出。

加拿大保险巨头Canada Life Group的一项研究指出,在家办公人员的工作效率高达7.7分,而办公室人员则只有6.5分,商业服务公司Gallup也表示,全美有43%的员工是在家办公状态,适度在家办公能让员工更有积极性。

不过,在家办公也并不是黑白通吃,以欧美市场为例,仍然有一些看起来非常适合在家办公的企业,而它们却一直都没有大面积尝试,比如顶级会计事务所普华永道,此前一直传出全员在家办公的谣言,后来官方主动辟谣,表示普华永道支持的是灵活办公而不是在家办公,只是让员工在安排着装、工作地点和工作时间方面多了一些自由而已。

还有知名IT企业IBM,早在1979年这家企业就率先开始推行在家办公了,却在2017年忽然停止了在家办公制度,当时负责培训 IBM 员工的职场导师 Rob Purdie 表示,IBM可能是考虑到了来回收发文件对部门协同效率的影响,不得已才终止了远程办公模式。

远程办公有利有弊

通勤+远程或为大势所趋

无论IBM召回在家办公人员的动机是什么,协同效率低都是远程办公中的一个弊端。正如携程网在远程办公中的尝试,他们深知只有不需要协同效率,可以一个人完成的工种才能尝试远程办公。一旦工作涉及到密切的部门沟通,远程办公就存在潜在风险了。

不过,也有一些公司表示,远程办公可以提高协作效率,比如在疫情期间,一家名为“三节课”的在线教育平台就曾对媒体表示,员工的线上办公效率比线下办公至少提升了30%。

由此可见,远程办公对协作效率的影响是正是负不能一概而论,具体要根据业务内容和工作类型来确定,比如后期剪辑类企业,工作中经常涉及大体积的文件传输,虽然可以在线上完成工作,但传输过程势必会对沟通效率产生影响,线下办公则没有这样的担忧,局域网快传和硬盘转存都可以解决问题。

除了工作内容的考虑之外,远程办公还有另一个不容忽视的缺点,就是工作效率的降低。

虽然短期来看,远程办公对工作效率有正面提升,但不少研究都表示,长期远程办公状态下工作效率会慢慢下降。伦敦政治经济学院(LSE)就曾对500名远程办公人员做过调查,结果发现随着时间的推移,员工对工作的积极性会慢慢消退,最后变得和线下上班并无二致,甚至效率更低。

除此之外,Regus在2017年的一项调查也表示,长时间在家办公会令员工倍感孤独,降低工作动力,尤其是独自办公时影响最明显。

综合来看,远程办公的弊端主要在于长时间远程工作时效率的波动,所以不少企业都在摸索线上线下的平衡点,一些支持远程办公的企业都把在家办公作为一项福利提供给职员,而不是完全让员工在家工作。

市场调查机构Global Workplace Analytics的数据显示,美国远程办公人员中50%都是少量远程状态,他们大部分时间还是会去公司上班,只有25%不到的远程办公人员为长期在家工作状态。事实也证明,这种线上线下不断切换的办公模式(也称为灵活办公)对效率的提升效果是最好的。

结语

疫情下的远程办公令员工们可能感到新鲜,也可能疲惫不堪,但这都是暂时的现象,如果要实行长期的远程办公,不仅需要功能完善、订制程度很高的在线办公环境,也需要一套针对远程办公单独制定的考核标准,这对尚未形成远程办公习惯的国内企业而言,是一个不小的挑战。

与此同时,远程办公在提高工作效率上也是一把双刃剑,对于适合单打独斗的工种效果较好,对于协同性要求较高的职业则会起到一定的负面影响,而且长期的远程办公状态不适合大部分人,企业和员工需要的,是灵活多样的办公模式(比如真正的弹性工作模式)。以国内目前的远程办公渗透率来看,无论是办公模式还是工作习惯都有待培养,因此,疫情之后的在线办公市场也需要一段时间的沉淀,不太可能一次性跃迁到发达国家的状态。

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